Ambassade de Belgique en Thaïlande
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Légalisation de documents

« La légalisation est, selon la législation internationale et belge en vigueur, la vérification de la véracité de la signature et de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, de l'identité du sceau ou du timbre dont le document est revêtu. »

Hormis les cas où un traité international ou le droit communautaire prévoit une exemption de légalisation, une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger doit être légalisé(e) pour être produit(e) en Belgique en intégralité ou en extrait, en original ou en copie.

La légalisation nécessite un examen de l'identité et de la compétence de l’autorité étrangère qui a délivré le document. Le contrôle préalable à la légalisation se limite à cette vérification formelle et est distincte d'une vérification de la reconnaissance de la décision ou de la validité de l'acte au regard du droit applicable, vérification qui relève d’autres dispositions pertinentes du Code de droit international privé et du Code consulaire. 

La formule de légalisation comprend le texte suivant : « Cette légalisation ne garantit pas l'authenticité du contenu du document ». On évite ainsi que l'autorité qui reçoit un document légalisé ne croie erronément que son contenu a également été vérifié sur son exactitude et ne lui donne foi que sur base du seul fait de la légalisation.

Dans la pratique, l’Ambassade de Belgique à bangkok ou le Service Légalisation du SPF Affaires Etrangères à Bruxelles légalise la signature du fonctionnaire qui a légalisé le document en dernier lieu, et pas la signature de celui qui a délivré le document. Cette pratique, connue et acceptée internationalement, est décrite sous l'appellation de «légalisation en cascade» : chaque signature est légalisée successivement par celui qui est compétent pour le faire et qui connaît la signature, le plus souvent parce qu'il dispose d'un spécimen.

Entre la Belgique et la Thaïlande, le Cambodge, le Laos et le Myanmar s’applique la procédure de légalisation en cascade.

Tout document établi par une autorité étrangère dans une langue étrangère, destiné à un usage en Belgique, doit être présenté accompagné d'une traduction certifiée conforme dans une de nos langues nationales, effectuée par un traducteur mentionné sur la liste de l’Ambassade.

La traduction doit être effectuée après que le document ait été légalisé par le Ministère des Affaires Etrangères compétent (la traduction doit porter également sur le texte de la formule de légalisation).

L’Ambassade légalise la signature du fonctionnaire du Ministère des Affaires Etrangères ainsi que celle du traducteur.

 
Autorités compétentes en matière de légalisation de documents établis en Thaïlande, au Cambodge, au Laos ou au Myanmar, destinés à être utilisés en Belgique

  1. Documents établis en Thaïlande : l’Ambassade de Belgique à Bangkok légalise les documents établis en Thaïlande après que ceux-ci aient été légalisés au préalable par le Ministère des Affaires Etrangères de Thaïlande (Legalization Division) et traduits vers une de nos langues nationales. 
     
  2. Documents établis au Myanmar : l’Ambassade de Belgique à Bangkok légalise la signature du Ministère des Affaires Etrangères à Nay Pyi Taw apposée sur les traductions certifiées conformes vers l’anglais (Notarial translation) de documents d’état civil, effectuées par un Notary Public. Comme l’anglais est une langue comprise par le fonctionnaire consulaire, ces traductions en anglais ne doivent pas être accompagnées d’une nouvelle traduction vers une des langues nationales, sauf si elles sont destinées à être jointes à un acte d’état civil ou de déclaration de nationalité dressé par l’Ambassade. 
     
  3. Documents établis au Cambodge : il y a lieu de contacter en premier lieu le Consul honoraire de Belgique à Phnom Penh afin de vérifier si le document doit d’abord être légalisé par le Ministère des Affaires Etrangères à Phnom Penh ou si le Consul honoraire peut le légaliser directement. 
     
  4. Documents établis au Laos : le Consul honoraire de Belgique à Vientiane légalise les documents établis au Laos après que ceux-ci aient été légalisés par le Ministère des Affaires Etrangères à Vientiane.

 
Autorités compétentes en matière de légalisation de documents établis en Belgique qui seront utilisés à l’étranger

Le Service Légalisation du Service public fédéral Affaires Etrangères à Bruxelles est compétent pour légaliser les documents belges qui seront utilisés à l’étranger.

Ensuite, les documents devront encore être légalisés par la mission diplomatique ou consulaire du pays de destination des documents.

Dans le cas de la Thaïlande, les documents légalisés par l’Ambassade de Thaïlande à Bruxelles devront encore être légalisés par le Ministère des Affaires Etrangères de Thaïlande.

Les postes diplomatiques et consulaires belges ne sont pas compétents pour légaliser des documents établis en Belgique, ni pour en délivrer une copie certifiée conforme.

Pour de plus amples informations éventuelles, vous pouvez consulter :

 
Quels documents peuvent être légalisés par l’Ambassade et les Consulats honoraires ?

a) documents délivrés par une autorité étrangère : expéditions ou extraits d'actes de l'état civil, actes notariés, attestations de nationalité, attestations d'état civil, attestations de résidence, attestations ou déclarations de composition de ménage, jugements, diplômes belges etc.

b) documents signés par une personne privée : ces documents peuvent être légalisés, pour autant que la personne qui a signé le document se présente personnellement, muni d’une pièce d’identité.

c) copies certifiées conformes : une copie certifiée conforme ne peut être délivrée que par l’autorité belge ou étrangère ayant délivré le document original. Ces copies certifiées conformes peuvent ensuite être légalisées selon la procédure en vigueur.

Les postes consulaires belges ne sont pas compétents pour délivrer des extraits ou copies certifiées  conformes de documents délivrés par d’autres autorités belges, tels que des permis de conduire, documents de voyage ou d’identité, diplômes belges.

Il peut toutefois être délivré aux Belges inscrits à l’ambassade une attestation consulaire de possession d’un passeport belge, document de voyage ou d’identité belge. Cette attestation mentionne qu’un passeport belge ou un document d’identité belge a été délivré à la personne concernée, en précisant le numéro, le lieu et la date de délivrance, ainsi que la durée de validité du document.

 
Modalités pratiques

Pour la légalisation de documents établis en Thaïlande (et au Myanmar) : la demande de légalisation doit se faire directement auprès des services consulaires de l’Ambassade à Bangkok. Le délai pour récupérer le document est en règle de minimum 48 heures (un document présenté en matinée peut être retiré deux jours après entre 11h et 12h). Un droit consulaire est dû : voir la liste des tarifs consulaire.

Eventuellement, les documents peuvent être renvoyés par EMS moyennant un supplément de 40 THB pour frais d’envoi (650 THB pour un envoi < 250 gr. à destination du Myanmar). Dans ce cas, il convient également de joindre une enveloppe pré-adressée.

Pour la légalisation de documents établis au Laos et au Cambodge : veuillez prendre directement contact avec le Consul honoraire à Vientiane et à Phnom Penh.

En cas d’absence du Consul honoraire de Belgique à Vientiane (Laos) : en cas d’urgence, il vous est loisible de vous adresser à l’Ambassade de Belgique à Bangkok pour la légalisation de documents qui auront préalablement été légalisés par le Ministère des Affaires Etrangères à Vientiane et traduits vers l’une des langues nationales par un traducteur mentionné sur la liste de l’Ambassade.

Les frais de renvoi éventuel des documents après légalisation sont à charge du destinataire (minimum THB 650 pour un envoi < 250 gr. au Laos, THB 1.350 pour un envoi < 250 gr. à destination de la Belgique).

En cas d’absence du Consul honoraire de Belgique à Phnom Penh (Cambodge) : en cas d’urgence, l’Ambassade de Belgique à Bangkok pourra légaliser des documents établis au Cambodge seulement si ceux-ci ont été préalablement légalisés par le Ministère des Affaires Etrangères à Phnom Penh puis traduits vers l’une des langues nationales par un traducteur mentionné sur la liste. Les frais de renvoi éventuel des documents après légalisation sont à charge du destinataire (minimum THB 650 pour un envoi < 250 gr. au Cambodge, THB 1.350 pour un envoi < 250 gr. à destination de la Belgique).

L’Ambassade ne peut être tenue responsable en cas de perte ou de vol des documents renvoyés.