Certificats et attestations consulaires

En application de l’article 35, alinéa 4, du Code Consulaire, seuls les Belges inscrits dans le registre de population consulaire d’une ambassade ou d’un consulat de carrière bénéficient  d’une assistance administrative.

Cette assistance administrative, comparable à celle prestée par une commune belge, porte à titre principal sur la délivrance des documents énumérés par le Code consulaire.

Outre pour la délivrance de documents de voyage (passeports ordinaires, passeports provisoires, laissez-passer) et de cartes d’identité électroniques et les compétences en matière notariale, d’état civil et de nationalité, l’Ambassade est également compétente pour la délivrance des attestations consulaires citées ci-dessous.

Le Ministre des Affaires étrangères détermine les conditions dans lesquelles ces attestations sont délivrées (Code consulaire art. 68).

Ces conditions sont les suivantes :

a) la demande doit se faire au moyen d’un écrit signé. Elle peut être introduite en personne ou être envoyée par la poste, par fax ou annexée à un mail. 

b) une attestation ne peut être délivrée qu’à la personne intéressée, à son représentant légal ou à un mandataire particulier. En l’absence d’une disposition légale ou règlementaire, une attestation ne peut être délivrée à une tierce personne.

 
Les attestations suivantes peuvent être délivrées :

• attestation de domicile : mentionne la dernière adresse ou l’historique des adresses reprises dans le dossier administratif au Registre National. 
• attestation d’inscription : atteste des dates d’inscription dans les registres de population consulaires (qui peuvent différer de celles de l’arrivée effective et du départ du pays). Contrairement à l'attestation de domicile, l'attestation d'inscription ne mentionne pas l'adresse de l'intéressé. Cette attestation peut être délivrée afin de faciliter la réinscription auprès d’une commune belge.
• attestation de composition du ménage : mentionne tous les membres de la famille d’un Belge, y compris ceux possédant une nationalité étrangère. Par "ménage", il y a lieu de comprendre l’ensemble des personnes, apparentées ou non, habitant sous un même toit. La cohabitation doit en règle être constatée sur la base d'éléments factuels et de pièces officielles délivrées par les autorités locales (par exemple : permis de séjour, attestation de résidence, …) et/ou éventuellement de tous autres documents démontrant une cohabitation effective et durable à la même adresse.
• attestation de nationalité : atteste de la possession de la nationalité belge ou de la perte de celle-ci.
• attestation de concordance de noms : à délivrer lorsque le nom d'un Belge tel que déterminé en droit belge diffère de celui qu'il porte en application du droit d’un autre Etat dont il possède également la nationalité. 
• attestation d’état civil : mentionne l'état civil de l'intéressé tel qu'il est mentionné dans son dossier administratif au Registre national. Lorsque l'attestation est destinée aux autorités étrangères (non belges), le demandeur doit expressément préciser le motif de sa requête, dont l'attestation fera mention. L'attestation d'état civil n'est pas destinée à servir dans le cadre d'un mariage (un certificat de non-empêchement à mariage est délivré dans ce cas, lorsque toutes les conditions sont réunies).
• attestation de possession d’un document de voyage ou d’identité : un fonctionnaire consulaire n'est pas habilité à faire des photocopies ou copies certifiées conformes d'un passeport, document de voyage ou d'identité belge, d'un document de voyage pour apatrides, réfugiés et étrangers. Une attestation est délivrée en lieu et place d’une copie certifiée conforme.
• certificat de vie : en vue de légaliser ou de viser le formulaire pré-imprimé délivré par l’organisme de pension, l'intéressé doit se présenter personnellement au poste et fournir un document d'identité. Si l'intéressé ne peut pas se déplacer pour des raisons pratiques (maladie, distance trop éloignée ….), le certificat de vie peut éventuellement être établi sur base d'un certificat médical établi par un médecin reconnu et d'une preuve d'identité valide ou sur base d'une photo avec un journal du jour (la date du journal doit être lisible) d'où il apparait que l'intéressé est encore en vie et d'une preuve d'identité valide (dans ces deux cas, la date du certificat médical ou la date de publication du journal sera mentionnée sur le formulaire).

 
Remarques importantes :

• Le tarif consulaire applicable à la délivrance des attestations ainsi que les modalités de paiement sont mentionnés sur le site internet de l’Ambassade.
• Les attestations peuvent vous être envoyées par courrier au coût de 40 THB supplémentaires pour la Thaïlande et de 400 THB pour le Cambodge, le Laos et le Myanmar. Veuillez dans ce cas fournir une enveloppe pré-adressée (éventuellement, l’enveloppe pourra aussi être préaffranchie, si ce service est disponible dans le pays dans lequel vous résidez).
• Une copie scannée de l’attestation peut vous être envoyée gratuitement par e-mail.
• En application de la règlementation relative à l’emploi des langues en matière administrative, les attestations sont délivrées en néerlandais, français ou allemand. Sur simple requête, une traduction certifiée conforme en anglais peut  être fournie.
• En cas de comparution personnelle au guichet, il n’est pas possible d’obtenir immédiatement ces attestations. Un délai minimal de 24 heures est nécessaire pour leur établissement.
• Les consuls honoraires à Vientiane et à Phnom Penh ne sont pas habilités à délivrer des attestations consulaires. Ils sont néanmoins admis à légaliser ou viser les certificats de vie (formulaires pré-imprimés délivrés par les organismes de pension belges).
• L’assistance administrative aux Belges non-inscrits dans les registres de population consulaires est limitée à la délivrance d’un document de voyage d’urgence (passeport provisoire ou ETD) ou d’un certificat de non-empêchement à mariage (CNEM). Pour de plus amples renseignements sur les conditions et la démarche à suivre, consultez le site internet de l’Ambassade.
• L’Ambassade n’est pas compétente pour délivrer des documents tels que : un extrait de casier judiciaire, un duplicata d’un permis de conduire belge ou d’un permis de conduire international belge, un certificat de coutume ou tout autre document non mentionné dans la liste ci-dessus.
• Vous pourrez trouver plus d’informations concernant la délivrance de certains de ces documents par d’autres administrations belges sur le site internet du Service Public Fédéral Affaires étrangères : www.diplomatie.belgium.be ou sur le site www.belgium.be