Legalisatie van documenten

"De legalisatie is, volgens de van kracht zijnde internationale en Belgische regelgeving, de bevestiging van de echtheid van de handtekening en de hoedanigheid waarin de ondertekenaar heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van de stempel of het zegel waarmee het document is bekleed."

Behoudens de gevallen waarin een internationaal verdrag of het communautaire recht voorziet in een vrijstelling van legalisatie, dient een buitenlandse rechterlijke beslissing of authentieke akte worden gelegaliseerd om in België geheel of gedeeltelijk, in origineel of bij afschrift, te worden voorgelegd.

De legalisatie houdt een onderzoek in naar de identiteit en de bevoegdheid van de vreemde overheid die het document heeft afgegeven. De controle voorafgaandelijk aan de legalisatie is beperkt tot een formele verificatie. Een dergelijke controle verschilt van een verificatie inzake de erkenning van de beslissing of betreffende de geldigheid van de akte ten opzichte van het toepasselijk recht, wat wordt beheerst door de andere relevante bepalingen van het Wetboek Internationaal Privaatrecht en het Consulair Wetboek.

De volgende tekst is opgenomen in de legalisatieformule: “Deze legalisatie waarborgt niet de authenticiteit van de inhoud van het document”. Hiermee wordt vermeden dat de autoriteit die een gelegaliseerd document ontvangt er verkeerdelijk zou van uitgaan dat ook de inhoud werd nagekeken, en dat het document voor waar en echt wordt aangenomen louter op basis van het feit dat het gelegaliseerd is.

In de praktijk wordt door de Ambassade van België in Bangkok of de Dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken in Brussel de handtekening van de laatste legaliserende ambtenaar gelegaliseerd, dus niet de handtekening van diegene die het document afgaf. Deze praktijk, die internationaal gekend en aanvaard is, wordt ook omschreven met de term “legalisatie in cascade”: elke handtekening wordt gelegaliseerd door degene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening kent, meestal omdat hij over een specimen beschikt.

Tussen België en Thailand, Cambodia, Laos en Myanmar is de procedure van “legalisatie in cascade” van kracht.

Een document opgemaakt in een vreemde taal door een vreemde overheid, bestemd voor gebruik in België, dient vergezeld van een eensluidend verklaarde vertaling naar een van de landstalen, opgesteld door een vertaler vermeld op de lijst van de Ambassade (PDF, 562.92 KB).

De vertaling dient verricht nadat het originele document eerst werd gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken (de legalisatieformule aangebracht door het voornoemde Ministerie dient eveneens te worden vertaald). 

Voor legalisaties bij het Ministerie van Buitenlandse zaken in

BANGKOK

Sinds 1 september 2021, een afspraak moet gemaakt worden. Meer info op consular.mfa.go.th/th/index

PHUKET

Legalisation Division, Department of Consular Affairs

Central Plaza Festival Shopping Mall

B Floor, Wichit, Muang

Tel : +66 (0)76 222 080

Openingsuren: van 10u tot 18u, van maandag tot vrijdag. 

PATTAYA

Legalization Office

Central Pattaya 

Office n° 449/2, 4de verdieping  

Tel: +66 (0)38 119 638

Voor de volgende administraties: Het is niet nodig om een afspraak te maken (walk in), maar het is raadzaam even te bellen om zeker te zijn van de openingsdagen die regelmatig gewijzigd kunnen worden.

Openingsuren van maandag tot donderdag: 8:30 – 15.00 (gesloten op woensdag)

UBON RATCHATHANI 
Tel. +66 45 344 581 – 82
Facebookpagina

CHIANG MAI 
Tel. +66 53 112 748
Facebookpagina

SONGKHLA 
Tel. +66 74 326 510

De Ambassade legaliseert de handtekening van de ambtenaar van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en die van de vertaler.

 
Overheden bevoegd voor de wettiging van documenten opgemaakt in Thailand, Cambodia, Laos en Myanmar, bestemd voor gebruik in België

1. Documenten opgesteld in Thailand: de Ambassade van België in Bangkok wettigt de documenten opgemaakt in Thailand nadat deze voorafgaandelijk werden gewettigd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Thailand (Legalization Division). Voor legalisaties bij het Ministerie van Buitenlandse zaken moet voor het ogenblik soms een afspraak gemaakt worden. Zie hierboven.
    
2. Documenten opgemaakt in Myanmar: de Ambassade van België in Bangkok legaliseert de handtekening van de ambtenaar van het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Nay Pyi Taw, aangebracht op de door een Notary Public opgemaakte eensluidende vertalingen naar het Engels (Notarial translation) van documenten van burgerlijke stand. Vermits de consulaire ambtenaar van de Ambassade het Engels machtig is hoeven deze Engelstalige vertalingen niet meer vertaald te worden naar een van de landstalen, behalve wanneer de documenten dienen te worden gevoegd in bijlage van een akte van burgerlijke stand of van nationaliteitsverklaring opgemaakt op de Ambassade. 
    
3. Documenten opgemaakt in Cambodja: gelieve eerst contact op te nemen met de Belgische Ereconsul in Phnom Penh om na te gaan of hij het document rechtstreeks kan legaliseren dan wel of het document eerst dient te worden gewettigd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Phnom Penh.  
    
4. Documenten opgemaakt in Laos: de Belgische Ereconsul in Vientiane legaliseert deze documenten nadat deze eerst werden gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Vientiane.

 
Overheid bevoegd voor de legalisatie van documenten opgemaakt in België bestemd voor gebruik in het buitenland

De Dienst Legalisatie van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken in Brussel is bevoegd voor de legalisatie van Belgische documenten die in het buitenland zullen gebruikt worden.

Daarna dienen de documenten nog gelegaliseerd te worden door de diplomatieke of consulaire zending van het land van bestemming van de documenten.

Voor Thailand: dienen de documenten gelegaliseerd door de Ambassade van Thailand in Brussel nog gelegaliseerd te worden door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Bangkok (Legalization Division).

Belgische diplomatieke en consulaire zendingen zijn niet bevoegd om documenten opgemaakt in België te legaliseren, noch om er een eensluidend afschrift van af te leveren.

Voor eventuele bijkomende inlichtingen kan u terecht op:

• de website van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken
• de website van de Federale Overheidsdienst Justitie

Welke documenten kunnen worden gelegaliseerd op de Ambassade of op de Ereconsulaten?

• documenten afgeleverd door een buitenlandse overheid: eenvormige afschriften of uittreksels van akten van burgerlijke stand, notariële akten, nationaliteitsattesten, attesten aangaande de burgerlijke stand, verblijfsattesten, attesten of verklaringen van gezinssamenstelling, vonnissen, diploma’s, enz
• documenten ondertekend door een privé-persoon: deze documenten kunnen worden gelegaliseerd op voorwaarde dat de persoon die het document heeft ondertekend zich persoonlijk aanbiedt met een identiteitsbewijs.
• voor eensluidend verklaarde afschriften: voor eensluidend verklaarde afschriften mogen slechts afgegeven worden door de overheid die het origineel afgegeven heeft. Deze afschriften kunnen daarna gelegaliseerd worden volgens de procedure die van kracht is.

Belgische consulaire zendingen zijn niet bevoegd om uittreksels of eensluidend verklaarde afschriften af te leveren van Belgische documenten, zoals rijbewijzen, reis- of identiteitsdocumenten, Belgische diploma’s.

Er kan evenwel een “attest bezit van Belgisch paspoort, reis- of identiteitsdocument” worden afgeleverd aan Belgen die ingeschreven zijn op de ambassade. Dit attest bevestigt dat een paspoort of identiteitskaart werd afgeleverd aan de betrokken persoon, met vermelding van het nummer, de plaats en tijdstip van afgifte en de geldigheidsduur.

 
Praktische modaliteiten

Voor de legalisatie van documenten opgemaakt in Thailand (of in Myanmar): de aanvraag tot legalisatie wordt rechtstreeks ingediend bij de consulaire diensten van de Ambassade van België in Bangkok. De wachttijd om het gelegaliseerde document op te halen bedraagt 4 werkdagen. Een consulair recht dient vereffend: zie tarievenlijst.

Desgevallend kunnen de documenten worden teruggestuurd mits een toeslag van THB 40 voor verzendingskosten (650 THB voor een verzending < 250g. naar Myanmar). In dit geval dient tevens een vooraf geadresseerde omslag te worden gevoegd.

Voor de legalisatie van documenten opgemaakt in Laos en in Cambodja: gelieve rechtstreeks contact op te nemen met Ereconsul in Vientiane en in Phnom Penh.

Ingeval van afwezigheid van de Belgische Ereconsul in Vientiane (Laos): in dringende gevallen kan u zich wenden tot de Ambassade van België in Bangkok voor de legalisatie van documenten die reeds werden gewettigd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Vientiane. De eventuele kosten voor de terugzending van de documenten na legalisatie zijn ten laste van de bestemmeling (THB 650 voor een verzending < 250gr. naar Laos, THB 1.350 voor een verzending < 250g. naar België).

Ingeval van afwezigheid van de Belgische Ereconsul in Phnom Penh (Cambodja): in dringende gevallen kan de Ambassade van België in Bangkok documenten opgemaakt in Cambodja slechts legaliseren indien deze voorafgaandelijk werden gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in Phnom Penh. De eventuele kosten voor de terugzending van de documenten na legalisatie zijn ten laste van de bestemmeling (THB 650 voor een verzending < 250 g. naar Cambodja, THB 1.350 voor een verzending < 250 g. naar België).

De Ambassade kan niet verantwoordelijk worden gesteld ingeval van verlies of diefstal van de teruggezonden documenten.